Penyelarasan Strategi Manajemen Proyek dengan Strategi Organisasi

Tidak bisa dimungkiri, kini, project-driven organization menjadi tren sekaligus kebutuhan perusahaan dalam rangka meraih performa yang prima. Naik-turunnya performa bisnis direfleksikan dengan naik-turunnya keberhasilan investasi dalam aneka proyek yang digelar.
Namun, keberhasilan suatu proyek kerap kurang memberi kontribusi optimal terhadap performa bisnis organisasi. Acap kali, keberhasilan suatu proyek juga hanya bersifat jangka pendek, dan tidak menunjang performa bisnis jangka panjang. Hal ini muncul karena sejak awal terjadi kesalahan memilih portofolio investasi dan skala prioritas.
Ada dua hal utama yang selama ini menjadi kendala dalam melakukan investasi proyek, yaitu (1) Apakah organisasi telah memilih proyek yang tepat bagi investasinya (Do the right projects)?;

 

 

(2) Apakah organisasi telah melakukan implementasi proyek secara tepat (Do the projects right)?
Apakah organisasi telah memilih proyek yang tepat bagi investasinya? Pemilihan proyek yang tepat adalah kunci keamanan investasi. Terminologi “tepat” hendaknya diterjemahkan dalam pengertian bahwa proyek harus sudah mengantisipasi strategi organisasi, yang mencakup faktor eksternal (permintaan pasar, tingkat kompetisi, dan sebagainya) dan internal (ketersediaan serta kemampuan SDM, dana, dan sebagainya).
Strategi organisasi jadi acuan utama dalam mengalkulasi portofolio investasi. Strategi yang baik adalah bersifat jangka panjang, terukur dan realistis: memperhatikan keseimbangan eksternal dan internal. Hal terakhir merupakan elemen terpenting di mana strategi seharusnya disesuaikan dengan tingkat kemampuan dan kapabilitas internal, sehingga tidak terjadi over ataupun under estimation dalam penentuan target.
Dalam era perubahan teknologi yang cepat dan tingkat kompetisi yang sangat ketat, strategi organisasi hendaknya tidak bersifat rigid, melainkan fleksibel. Tingkat kelenturan akan memudahkan proses transformasi pola strategi, pada tingkat kebutuhan di mana strategi harus diperbarui atau sama sekali berubah arah. Ketidaksiapan merespons perubahan akan menjadi kendala yang merugikan proses translasi dari strategi menjadi aksi, yang pada akhirnya membuat orang berpikir bahwa strategi organisasi hanyalah jargon kosong yang sama sekali tidak membumi.
Apakah organisasi telah melakukan implementasi proyek secara tepat? Pemilihan proyek yang tepat bukan segalanya, jika dalam pelaksanaannya (implementasi) tidak sesuai dengan rencana penggunaan sumber daya (biaya, mutu, waktu). Implementasi konsep dan metodologi manajemen proyek yang benar menjadi faktor dominan, di samping faktor kompetensi manajer proyek memahami ilmu manajemen proyek itu sendiri dan pengetahuan yang mapan terhadap tools dan software manajemen proyek.
Belakangan ini muncul tren, organisasi tidak lagi mengimplementasikan single-project untuk menunjang portofolio investasinya, melainkan multiproyek. Pendekatan konsep manajemen proyek terhadap pelaksanaan multiproyek ini tentunya memerlukan tingkat sinkronisasi dan integrasi yang tinggi, terutama dalam hal manajemen sumber daya.


Keterpaduan kedua aspek internal dan eksternal di atas sangatlah dipengaruhi kecermatan dalam melihat tingkatan kebutuhan pengambilan keputusan — terdapat dua tingkatan yang berbeda: strategis dan taktis. Ketidaksinkronan kedua tingkatan adalah masalah utama penyelarasan strategi proyek dengan strategi organisasi. Sebaliknya, keberhasilan menerjemahkan strategi ke tingkatan taktis menjadi kunci keberhasilan melakukan setting awal penentuan portofolio investasi yang benar sehingga bisa mencapai investasi yang optimal.
Dewasa ini berkembang berbagai metode yang membantu proses penjabaran ini, seperti balanced score card yang menerjemahkan strategi organisasi menjadi key performance indicator di masing-masing unit organisasi. Namun, tentunya metode ini belumlah memadai tanpa adanya kombinasi dengan metode manajemen proyek/program yang baik untuk penjabaran ke tingkatan taktis. Metode manajemen proyek/program yang kredibel amat vital dalam menunjang penjabaran misi-visi menjadi kenyataan, sehingga tingkat pencapaian project return on investment bisa terukur, termonitor dan terkendali.
Pada akhirnya, jika ingin mendapatkan tingkat pencapaian investasi dan sustainability yang optimal, organisasi harus cermat memilih proyek-proyeknya yang tepat dan mengimplementasikannya dengan tepat pula (Do the right projects right).


About this entry